การเขียนข้อเสนอโครงการ (Proposal) เป็นการเข้าร่วมการประมูลหรือการเสนองานในหลายๆ องค์กร ซึ่งถือเป็นกิจกรรมที่สำคัญในการพัฒนาธุรกิจหรือการทำงานใดๆ ด้วยเหตุนี้ การเขียน Proposal จึงมีความสำคัญมากๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานด้านธุรกิจ แต่อย่างไรก็ตาม หากเราเขียน Proposal แบบไม่เหมาะสมหรือไม่ตรงตามข้อกำหนด ก็จะทำให้งานของเราไม่ถูกเลือก หรือถูกเลือกแต่ไม่ได้รับโอกาสในการทำงานนั้นๆ ดังนั้น ในบทความนี้เราจะพูดถึงเรื่องของ TOR (Term of Reference) ที่เป็นสิ่งที่เราต้องเข้าใจก่อนเขียน Proposal และบอกว่าทำไม Proposal ของเราถึงไม่ได้การตอบรับจากองค์กรที่เราเสนองานไป
เริ่มต้นด้วย Term of Reference (TOR) คืออะไร?
Term of Reference (TOR) เป็นเอกสารที่อธิบายลักษณะของงานที่ต้องทำ รวมถึงรายละเอียดของโครงการ และข้อกำหนดต่างๆ ที่ต้องเป็นไปตาม เอกสารนี้จะช่วยกำหนดกรอบการทำงาน และวัตถุประสงค์ของโครงการ เพื่อให้ผู้เขียน Proposal เข้าใจและทำงานตามข้อกำหนดได้อย่างถูกต้อง
เมื่อเรารู้จักกับ TOR แล้ว เราก็สามารถทำ Proposal ได้อย่างถูกต้องและมีความเหมาะสมกับงานที่เราต้องการ เนื่องจาก Proposal เป็นเอกสารที่สำคัญในการเสนองานหรือโครงการให้กับองค์กรหรือบริษัท ดังนั้นการเข้าใจ TOR เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ๆ ในการเขียน Proposal ที่มีความสำคัญอีกด้วยคือการใช้ภาษาที่เหมาะสม มีความชัดเจน และสื่อความหมายได้ถูกต้อง
นอกจากนี้ยังมีเหตุผลหลายอย่างที่ทำให้ Proposal ไม่ได้รับการคัดเลือกจากองค์กรที่เราเสนองานไปด้วยดังนี้
ไม่เหมาะสมกับ TOR
หาก Proposal ของเราไม่ตรงกับ TOR ซึ่งเป็นเอกสารที่อธิบายลักษณะงานและข้อกำหนดต่างๆ ของโครงการ องค์กรจะไม่สนใจ Proposal ของเรา เนื่องจากไม่ตรงกับความต้องการของโครงการ ดังนั้น เราควรทำการศึกษา TOR อย่างละเอียดก่อนที่จะเขียน Proposal เพื่อให้เข้าใจและปรับปรุง Proposal ของเราให้ตรงตามความต้องการของโครงการ
ขาดความชัดเจน
หาก Proposal ของเราไม่มีความชัดเจนในเรื่องของวัตถุประสงค์ รายละเอียดงาน และการประเมินผล องค์กรอาจไม่เข้าใจหรือ Proposal ของเราไม่ตอบโจทย์ ดังนั้น เราควรทำการตรวจสอบ Proposal ของเราให้มีความชัดเจนและเหมาะสมกับเป้าหมายของโครงการ
ขาดความสร้างสรรค์
หาก Proposal ของเราไม่มีความสร้างสรรค์ในเรื่องของแนวคิด การแก้ไขปัญหา หรือการนำเสนอวิธีการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ (unique) องค์กรอาจไม่รับรู้หรือไม่สนใจ Proposal ของเรา ดังนั้น เราควรพัฒนาความสามารถในการสร้างสรรค์ และคิดอย่างเป็นเอกลักษณ์เพื่อทำให้ Proposal ของเราน่าสนใจและมีความหลากหลาย
ไม่มีหลักฐานหรือเอกสารประกอบ
หาก Proposal ของเราไม่มีหลักฐานหรือเอกสารประกอบที่รองรับความเห็นของเรา เช่น การวิจัย ข้อมูลสถิติ หรือตัวอย่างงานที่เคยทำมาก่อน องค์กรอาจไม่ได้รับความเชื่อถือใน Proposal ของเรา ดังนั้น เราควรเตรียมหลักฐานหรือเอกสารประกอบให้เพียงพอและเหมาะสมกับโครงการที่เราเสนอ
ไม่ได้ใช้ภาษาที่เหมาะสม
หาก Proposal ของเราไม่ได้ใช้ภาษาที่เหมาะสม มีคำผิด หรือไม่สื่อความหมายได้ถูกต้อง องค์กรอาจไม่เข้าใจหรือทำให้ Proposal ของเราไม่ตอบโจทย์ ดังนั้น เราควรใช้ภาษาที่ถูกต้องและเหมาะสมกับเป้าหมายและผู้รับ Proposal ของเรา
ดังนั้น การเข้าใจ TOR จึงเป็นหัวใจสำคัญในการรวบรวมข้อมูลและสร้างแผนงานโครงการเพื่อการเขียน Proposal ให้ได้อย่างถูกต้อง มีความสมบูรณ์ และมีโอกาสได้รับการอนุมัติจากองค์กรหรือบริษัทที่เราเสนอ
เรียนรู้หลักการเขียนข้อเสนอโครงการ (Project Proposal) และเอกสารขอบเขตของโครงการ (Terms of Reference: TOR) ให้ครอบคลุมและมีรายละเอียดโครงการที่ครบถ้วน พร้อมเทคนิคการเขียนนำเสนอโครงการเพื่อนำเสนอขายงาน รวมถึงข้อควรระวังในการเขียนโครงเสนอโครงการและเอกสารขอบเขตงานได้ในหลักสูตร
Mini MBA: Project Management for Innovative Leaders
หลักสูตรการบริหารโครงการสำหรับผู้นำนวัตกรรม ดูข้อมูลรายละเอียดหลักสูตรและลงทะเบียนเรียนได้ที่ www.neoacademy.pro/mini-mba-project-management-for-innovative-leader